Verificare cod TVA VIES 2026 · Validare firmă UE

Ce este VIES

VIES (VAT Information Exchange System) este sistemul european de schimb de informații privind TVA-ul, administrat de Comisia Europeană și alimentat cu date de către autoritățile fiscale naționale. Nu este o bază centrală — este un portal care interoghează în timp real registrul de TVA al fiecărui stat membru. Dacă întrebi despre un cod de TVA german, întrebarea merge la autoritatea fiscală germană, iar de acolo vine răspunsul.

Scopul principal: să verifici rapid dacă un partener de afaceri dintr-un alt stat UE este înregistrat corect pentru tranzacții intracomunitare — ceea ce determină dacă poți factura fără TVA (regula generală pentru tranzacțiile B2B transfrontaliere din UE). Dacă vrei să obții codul de TVA pentru propria firmă, citește ghidul despre codul de TVA intracomunitar.

De ce contează verificarea

Facturarea intracomunitară fără TVA este un regim favorabil — banii rămân în companie în loc să circule prin autoritățile fiscale între vânzări. Dar ANAF (și autoritățile similare din alte state) controlează strict această facilitate:

• Factură fără TVA pe cod invalid = evaziune fiscală, recalificare ca livrare internă, sancțiuni, plata retroactivă a TVA-ului și penalități
• Fără verificare VIES = lipsă de diligență, ușor de contestat în inspecție fiscală
• Verificare făcută, dar nedocumentată = efort inutil; salvează Consultation Number sau PDF-ul

Cele mai multe proceduri interne de control fiscal cer verificare la fiecare factură, nu doar la primul contact cu un partener.

Cum se introduc numerele de TVA

Formatul diferă de la o țară la alta:

În formularul VIES, selectezi țara separat din meniu — nu introduci prefixul în câmpul de număr.

Ce returnează VIES

Rezultatul minim: valid sau invalid. În funcție de ce date partajează statul membru, poți vedea și:

• Numele companiei (partajat de cele mai multe state)
• Adresa (partajată de unele state, nu toate)
• Data înregistrării TVA (rar)
• Consultation Number (dacă l-ai cerut completând datele tale)

Date pe care VIES nu le returnează:

• Statusul fiscal (activ / inactiv) — asta ține de fiecare stat
• Dacă firma este în procedură de insolvență
• Nivelul de încredere al firmei
• Istoric de conformitate

Pentru astfel de informații despre o firmă din România folosește ANAF CUI. Pentru firme din alte țări UE, fiecare autoritate fiscală națională are propriul portal.

Cazuri frecvente de eșec

1. Firmă cu TVA național, fără înregistrare intracomunitară — foarte frecvent la IMM-urile care fac doar comerț intern. Verifică cu clientul: dacă vrea să facturezi intracomunitar, trebuie să se înscrie în VIES (gratuit, durează 2-4 săptămâni în majoritatea statelor).
2. Număr de TVA nou-emis — poate dura până la 4 săptămâni până apare în VIES. Dacă e urgent, cere o copie a certificatului de TVA.
3. Firmă radiată — codul apare invalid. Așa poți depista o firmă care nu mai funcționează legal.
4. Greșeală de tastare — cel mai frecvent caz. Verifică din nou codul după documentul oficial primit.

Procedura de audit fiscal

În caz de inspecție, ANAF poate cere pentru fiecare factură intracomunitară fără TVA:

1. Factura (evident)
2. Dovada transportului (CMR, AWB, factură transport)
3. Dovada plății (extras bancar)
4. Dovada verificării VIES (Consultation Number sau print al rezultatului VIES la data facturii)

Lipsa oricăreia poate duce la recalificarea livrării ca internă, cu TVA de 21% (cota standard din 1 august 2025) adăugat retroactiv.

Automatizarea verificării

Programele de facturare electronică și ERP-urile moderne integrează VIES prin API:

• SmartBill, Oblio, Facturis (RO) — verificare automată la emiterea facturii
• SAP, Odoo, Microsoft Dynamics — module dedicate cu cache pentru eficiență
• Contabilitate internă — scripturi proprii care apelează endpoint-ul SOAP

Pentru volumele uzuale (sub 100 de verificări pe zi), folosirea directă a site-ului VIES este suficientă și gratuită.

VIES și e-Factura nu sunt același lucru

Mulți antreprenori români confundă cele două. Diferența: VIES este verificarea codului de TVA al unui partener UE, obligatorie pentru aplicarea scutirii de TVA la facturi intracomunitare. e-Factura este sistemul național românesc de facturare electronică (SPV / ANAF), obligatoriu pentru facturile B2B dintre persoane impozabile stabilite în România din 1 ianuarie 2024 (cu sancțiuni aplicate din 1 iulie 2024).

Pentru o factură intracomunitară (de exemplu, tu, firmă din România, emiți factura către o firmă din Germania):

1. VIES — verifici codul de TVA german, obții Consultation Number, aplici scutirea de TVA.
2. e-Factura — obligația B2B vizează tranzacțiile dintre persoane impozabile stabilite în România, deci o factură către o firmă germană nestabilită în România nu trebuie transmisă prin RO e-Factura. Livrarea se raportează în schimb în D390 (declarația recapitulativă).

Pentru o factură internă (RO → RO):

1. VIES — nu se aplică (folosești ANAF CUI pentru validarea partenerului).
2. e-Factura — obligatorie din 1 ianuarie 2024, cu termen de transmitere de 5 zile calendaristice de la emitere.

Dacă pornești o relație nouă cu un furnizor UE, verifici întâi VIES-ul lui, apoi contractezi, apoi facturezi cu respectarea obligațiilor care se aplică fiecărei facturi (VIES pentru partenerii UE, e-Factura pentru partenerii stabiliți în România). Omiterea verificării VIES poate invalida scutirea de TVA; netransmiterea unei facturi B2B obligatorii prin e-Factura se sancționează cu amendă de 15% din valoarea totală a facturii.

Ce NU îți confirmă VIES

• Statusul fiscal activ al firmei — VIES arată doar că firma e înregistrată pentru TVA intracomunitar. Nu arată dacă e activă, în insolvență sau în procedură de radiere. Pentru firme RO, folosește ANAF CUI; pentru firme din alte state UE, fiecare autoritate fiscală națională are propriul portal (ex: Bundeszentralamt für Steuern pentru DE, Agenzia Entrate pentru IT).
• Calitatea sau seriozitatea partenerului — un cod TVA valid nu garantează că firma plătește la timp, livrează bunuri de calitate sau respectă contractul. Evaluarea comercială rămâne responsabilitatea ta.
• Istoricul de conformitate — VIES nu arată dacă firma a fost în procedură de insolvență sau a avut litigii. Verifică rapoarte comerciale separate (Coface, D&B, ListaFirme).
• Faptul că partenerul nu a fost radiat recent — unele state actualizează VIES-ul cu întârziere de 1-4 săptămâni după radiere. Pentru tranzacții mari, verifică și pe portalul fiscal național.

Ce faci dacă apare o problemă

1. Cod TVA „invalid” — verifică întâi tastarea (cele mai frecvente greșeli: O vs 0, I vs 1, spații în plus). Dacă problema persistă, cere-i clientului să confirme în scris codul corect. Dacă îl confirmă și codul rămâne invalid, cere copia certificatului de înregistrare TVA emis de autoritatea fiscală a țării sale.
2. VIES temporar indisponibil — fiecare stat UE are ferestre de mentenanță. Reîncearcă după 1-2 ore sau dimineața următoare. Pentru verificare urgentă, apelează direct la autoritatea națională (portal sau telefon).
3. Consultation Number nu a fost generat — l-ai cerut completând datele tale, dar sistemul nu l-a returnat. Cauza obișnuită: o eroare de validare la codul tău de TVA RO. Verifică întâi propriul tău cod pe VIES sau pe ANAF CUI, apoi reîncearcă.
4. Dovada s-a pierdut și ai nevoie de ea la inspecție — VIES nu păstrează istoricul tău. Dacă ai Consultation Number, îl poți reverifica; dacă nu, poți verifica din nou acum, dar nu vei avea o dovadă retroactivă. De aceea, politica standard e să salvezi PDF-ul sau screenshot-ul la fiecare verificare.
5. Autoritatea fiscală contestă o factură intracomunitară — ai nevoie de pachetul complet: factura, dovada transportului (CMR, AWB), dovada plății (extras bancar), Consultation Number VIES de la data facturii. Lipsa oricăruia poate duce la recalificare ca livrare internă cu TVA adăugat retroactiv.

Când merită să verifici

• La prima factură către un partener UE — obligatoriu pentru a aplica scutirea.
• La fiecare factură ulterioară — procedura standard; ANAF poate cere dovadă de verificare pentru orice factură în inspecție.
• Înainte de a semna un contract-cadru cu un furnizor sau client UE — verifici că VIES-ul lui e activ.
• După o pauză lungă (peste 6 luni) în colaborare — codurile de TVA se pot dezactiva sau firmele pot fi radiate fără anunț.
• La modificarea formei juridice a partenerului (ex: fuziune, schimbare de denumire) — verifici codul nou pe VIES înainte de prima factură de după schimbare.
• Când primești o factură intracomunitară de la un furnizor nou — verifici VIES-ul lui ca protecție proprie (dacă codul lui e invalid, tu nu poți deduce TVA-ul corect).
• La începutul fiecărui an fiscal — verifici din nou în VIES partenerii recurenți; prinzi din timp dezactivările.